ITR - Die webbasierte e-Procurement Lösung von Novotec

Für Beschaffungsabteilungen, respektive deren Bedarfsträgern ist das Sourcing und die damit verbundene Handhabung von Anbietern und Lieferanten unvermeidlich mit Zeit und Kosten verknüpft.

Nicht nur das Beschaffungsvorhaben selbst, sondern alle vor- und nachgelagerte Prozesse wie beispielsweise, das Onboarding der Lieferanten, das Vertragsmonitoring oder Verwalten der Lieferanten etc. ziehen ein hohen administrativen Aufwand nach sich und beeinträchtigen damit, die eigentlichen Kernkompetenzen des Einkaufs oder der Bedarfsträgers.

“Erfolgreiche Unternehmen konzentrieren sich auf Ihre Kernkompetenzen”

Mit IT-Request, einem Produkt aus unserer Softwaremanufaktur NovoLab, in der wir uns auf die Entwicklung von Business Process Automation Tools für bestimmte Unternehmensprozesse mittels webbasierter rapid-development Technologie konzentrieren, können Einkaufsabteilung durch schlanke und automatisierte Prozesse administrative und koordinative Aufwände minimieren.

Als Gegenstück zu klassischen BPM Lösungen, die strategisch ausgerichtet sind und meist sehr komplexe Geschäftsprozesse beinhalten, sind unseren BPA Lösungen operativer Natur. Damit wollen wir Effiziensteigerungen und Aufwandeinsparungen bei etabilierten Businessprozessen generieren und es vor allem unkompliziert halten.

Einfachheit ist die höchste Stufe der Vollendung Leonardo da Vinci 1452-1519

Produkt & Funktionen

I. Ihr ITR-portal für Lieferantenmanagement & Ausschreibungen

Als Kunde verfügen Sie über alle Rechte der Applikation. Sie können Lieferanten anlegen, verwalten, Produkt- oder Dienstleistungskategorien erstellen, Ausschreibungen vornehmen und beliebige Lieferanten zur Offertenstellung einladen sowie auswerten. Der Registrierungsprozess startet mit der Versendung eines Einladungslink des Einkäufers an den Lieferanten. Das System wird in unserem Basis-Design mit Kundenlogo aufgeschaltet.

II. Onboarding und Lieferantenqualifizierung

Ob auf initiative des Lieferanten oder ihres Fachbereichs, können Sie dem potenziellen Lieferanten einen Einladungslink zur Registrierung zusenden. Ab diesem Zeitpunkt sparen Sie erstmals administrative Aufwände, indem der Lieferant selbst die Verantwortung für die Registrierung trägt. Der Lieferant muss verschiedene Felder ausfüllen, Dokumente wie Handelsregisterauszug, Betreibungsauszug oder spezielle Bewilligungen oder Zertifikate hochladen.


Als Einkäufer können Sie zum Schluss die Angaben reviewen und den finalen Approve zur Aktivierung des Lieferantenaccount mit einem Klick annehmen oder ablehnen. Die automatisierten Registrierungs-, Kategorisierungs-, und Freigabeprozesse sind sehr schnell und übersichtlich abgehandelt.

III. Lieferantenprofil

Bei Freigabe einer Registrierung stehen Ihnen alle wichtigen Informationen über den Lieferanten zur Verfügung. Dies beinhaltet z.B. alle Stammdaten, Aktivitäten, Ansprechpartner etc. Zudem können Sie jederzeit eine Bewertung des Lieferanten vornehmen, Ihre Notizen eintragen.

IV. Bedarfsträgerprofil (optional)

Dem Beschaffungsverantwortlichen steht es frei, seinem Fachbereich mit in den Prozess einzubinden. Sie können auch die Kommunikation und administrativen Aufwände auf seiten der Bedarfsträger minimieren, indem Sie den entsprechenden Personen Zugänge erteilen. Diese Personen können gleich über das System Ihre Anforderungen erfassen und somit den Einkauf vorbereitenden entlasten. Jedoch verbleibt das Recht zur Publikation bei der Beschaffungsstelle.

V. Ausschreibungen

Die Funktion Ausschreibungen ist standardisiert mit dennoch so flexibel gehalten, dass Einkäufern eine schnelle Einholung von Offerten ermöglicht wird. Die Applikation ist sehr flexibel gehalten, so dass es kein Unterschied macht, ob Sie Dienstleistungen oder Güter anfragen.Vorlagen und Kategorien ermöglichen eine schnelle Abwicklung des Beschaffungsvorhaben.


Sie haben Ihre Ausschreibung erstellt können jetzt beginnen an Ihre Lieferanten heranzutreten. Dazu brauchen Sie nur noch die gewünschten Lieferanten auszuwählen sowie die Ausschreibung zu starten. Die ausgewählten Lieferanten erhalten jetzt per Mail die Aufforderung zur Angebotseingabe via Ihrem Lieferantenaccount.


Optional können die Bedarfsträger auch die eingegangene Angebote sehen und evaluieren, jedoch keine Zuschläge erteilen. Zuschlagserteilung erfolgt ausschliesslich über die Beschaffungsstelle.


Alle Ausschreibungverläufe, Daten und Reaktionen der Lieferanten werden im System gespeichert und sind für den Einkäufer jederzeit ersichtlich. Nach Ablauf der gesetzten Angebotsfrist sowie der finalen Auswertung, wird der Zuschlag an das gewünschte Unternehmen im System erteilt. Der Zuschlagsempfänger als auch die anderen Mitwettbewerber erhalten automatisch ein Mail über den Ausgang der Ausschreibung.

VI. Reporting

Mit einer einfachen Reportingfunktion haben Sie alle wichtigen Vorgänge bereits dokumentiert und damit ein optimalen Überblick.

Nutzen Sie verschiedene Statistiken als Entscheidungshilfen für Managemententscheide. Insbesondere Unternehmen, die dem VöB unterstehen, verfügen dann über eine transparente und starke Basis zur rechtlichen Prüfung im öffentlichen Beschaffungswesen.

Nutzen

Warum sollten Sie ITR nutzen?

Zeitersparnis und Senkung administrativer Kosten

automatisierter Prozess vermeidet umständliche und unnötige Kommunikationswege

webbasierte App ermöglicht Zugriff von überall und zu jederzeit

Effizienzte Handlungsweise ermöglicht Konzentration auf Kernkompetenzen

Transparenz, Rückverfolgbarkeit und Entscheidungshilfe für Management

Produktunabhängig, ob IT-Dienstleistungen oder Waren. Der Beschaffungsprozess bleibt gleich.

Moderner Auftrit erhöht Erscheinungsbilds im Markt (attractivness)

Erhöht Zugehörigkeitsgefühl der Lieferanten bezgl. Partnerschaft (Supplier Branding)

Zielgruppe

Für wen eignet sich ITR?

KMU's

Unternehmen, die mit regelmässiger Beschaffungen von Dienstleistungen und Gütern sowie einer mehrzahl an Lieferanten konfrontiert sind.

Öffentliche Verwaltungen

Öffentliche Verwaltungen oder Organisationen die dem VöB unterstehen und Aufträge gem. Einladungsverfahren vergeben.

Strategischer Einkauf

Strategische und operative Einkäufer von grösseren Unternehmen

USP's

Simple to Use

Effiziente Prozesse ermöglichen Konzentration auf Kernkomptenzen

Efficient

unkompliziert und nahezu selbsterklärende Bedienung erfordert keine aufwendigen Trainings

Secure

hohe Usability, modernes Design sowie Mobile und Tablet optimiert

DEMO

Fordern Sie heute noch eine Demoversion an und überzeugen Sie sich selbst.

Für Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung

info@novotec.ch